UBITS es una empresa HR Tech que ofrece software como servicio (SaaS) en la nube para la formación corporativa. Su solución permite a las organizaciones desarrollar, medir y evaluar habilidades y competencias, gestionar las necesidades de aprendizaje de sus colaboradores y estructurar planes de capacitación.

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Propósito del cargo

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Buscamos un(a) Analista Legal que brinde soporte integral a la General Counsel en la gestión jurídica, contractual, societaria y administrativa de las diferentes sociedades del grupo UBITS. La persona será responsable de ejecutar y dar seguimiento a procesos legales y documentales, apoyar el ciclo comercial de order to cash y asegurar que la información, los contratos y los controles del área se mantengan completos, actualizados y trazables.

Se trata de un rol de ejecución, coordinación y seguimiento transversal, con interacción permanente con las áreas Comercial, Finanzas, Operaciones y demás equipos internos, así como con clientes, proveedores y terceros cuando corresponda, bajo los lineamientos y supervisión de la General Counsel.

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Funciones del cargo

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1. Gestión contractual y soporte legal

• Elaborar, adaptar y gestionar contratos, otrosíes, acuerdos de confidencialidad (NDA), órdenes de servicio, anexos y demás documentos jurídicos a partir de modelos aprobados y de las instrucciones de la General Counsel.
• Coordinar el ciclo de contratación: recepción de solicitudes, verificación de datos y condiciones comerciales, elaboración de documentos, envío a contrapartes, seguimiento de observaciones, obtención de aprobaciones, firma y archivo.
• Controlar el estado de los contratos, sus fechas de inicio, vencimiento, renovación, terminación y obligaciones relevantes, generando alertas oportunas y haciendo seguimiento a pendientes.
• Apoyar la recopilación de antecedentes, información y soportes para consultas, requerimientos, auditorías, debidas diligencias y proyectos jurídicos del grupo.
• Canalizar a la General Counsel las desviaciones de modelos, negociaciones no estándar, riesgos identificados y asuntos que requieran análisis o aprobación jurídica.

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2. Obligaciones jurídicas y societarias del grupo

• Mantener actualizada una matriz de obligaciones jurídicas, societarias y corporativas de las sociedades del grupo, con responsables, fechas límite, estado y evidencias de cumplimiento.
• Coordinar y realizar seguimiento a trámites, renovaciones, registros, certificados, poderes, actas y demás documentos corporativos que correspondan en cada jurisdicción, con apoyo de asesores locales cuando aplique.
• Preparar borradores, solicitudes, formatos y carpetas de soporte para trámites societarios, administrativos y regulatorios, conforme a las instrucciones de la General Counsel.
• Dar seguimiento a vencimientos y compromisos legales, solicitar documentos a las áreas responsables y escalar anticipadamente riesgos de incumplimiento.

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3. Gestión del proceso order to cash y controles comerciales

• Apoyar integralmente el proceso de order to cash desde la validación de la información comercial y contractual hasta la generación y seguimiento de órdenes de venta y su entrega a los equipos de facturación y cartera.
• Validar la consistencia entre CRM, ERP, propuestas comerciales, contratos y órdenes de compra, incluyendo cliente y entidad contratante, alcance, suscripciones, precios, descuentos, vigencias, condiciones de pago y datos de facturación.
• Crear, registrar, corregir y dar seguimiento a órdenes de venta en los sistemas correspondientes, conforme a los procesos y autorizaciones internas.
• Coordinar con Comercial, Finanzas y Operaciones la resolución de inconsistencias, documentación faltante, ajustes y bloqueos que afecten la contratación, facturación o cobro.
• Monitorear el estado de cada operación (pendiente de firma, formalizada, registrada, facturada y con seguimiento de recaudo) y mantener trazabilidad de los responsables y próximos pasos.
• Apoyar conciliaciones y reportes operativos relacionados con órdenes, contratos e información para reconocimiento de ingresos, sin asumir funciones de aprobación contable o financiera.

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4. Gestión documental, repositorios y reportería

• Administrar y mantener organizado el repositorio centralizado de contratos y documentos legales de todas las sociedades del grupo, con criterios de nomenclatura, versión, clasificación, acceso y conservación.
• Actualizar y depurar la tabla de control documental y las matrices de contratos, vencimientos, pendientes, obligaciones y estatus de firmas, asegurando integridad y trazabilidad.
• Preparar reportes periódicos e indicadores del área legal y contractual (contratos recibidos, en negociación, firmados, por vencer, pendientes y tiempos de gestión), así como reportes ad hoc solicitados por la General Counsel.
• Conservar evidencia de aprobaciones, comunicaciones, versiones definitivas, soportes de firma y documentación requerida para controles internos y auditorías.
• Proponer mejoras, estandarizaciones y automatizaciones sencillas que eleven la eficiencia y calidad de los procesos del área.
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5. Coordinación y apoyo a la General Counsel

• Gestionar la agenda operativa de asuntos jurídicos asignados, dar seguimiento a compromisos y preparar resúmenes ejecutivos con avances, riesgos y decisiones pendientes.
• Coordinar solicitudes de información y comunicaciones con las áreas internas, contrapartes y asesores externos en los asuntos bajo su responsabilidad.
• Brindar apoyo administrativo y jurídico en proyectos especiales, implementación de políticas, revisión de procesos y demás actividades razonablemente relacionadas con el cargo que le sean asignadas por la General Counsel.
• Manejar información sensible y confidencial de la compañía y sus clientes con discreción y conforme a las políticas internas.

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Requisitos

• Estudiante de últimos semestres o egresado(a) de Derecho, Administración de Empresas, Negocios Internacionales o carreras afines. Se valorará formación jurídica y experiencia en operación contractual.
• Experiencia de 1 a 2 años en apoyo jurídico, gestión de contratos, administración documental, operaciones comerciales, order to cash o procesos administrativos relacionados.
• Experiencia con CRM y ERP (p. ej., Salesforce, SAP, Oracle u otros), así como manejo de hojas de cálculo y bases de datos; Excel o Google Sheets a nivel intermedio o avanzado.
• Capacidad para preparar y revisar documentos, elaborar reportes, gestionar múltiples solicitudes y mantener controles con alto nivel de precisión.
• Deseable conocimiento básico de obligaciones societarias y procesos comerciales SaaS; inglés funcional será valorado.

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Habilidades y competencias

• Excelente organización, atención al detalle y rigor documental.
• Autonomía, sentido de urgencia, priorización y seguimiento hasta el cierre.
• Comunicación clara, actitud de servicio y coordinación transversal.
• Criterio para identificar riesgos y escalar asuntos que requieren aprobación.
• Confidencialidad, adaptabilidad y capacidad para manejar varias tareas simultáneamente.

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Condiciones del cargo

Modalidad de cobertura: reemplazo temporal por incapacidad (duración estimada de 3 a 6 meses, sujeta a la necesidad y modalidad de contratación que defina UBITS).

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Habilidades

Organización
Atención al detalle
AutonomíaSentido de urgencia
Priorización

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