1. Objetivo

El objetivo de este documento es establecer los lineamientos de seguridad sobre el uso de los equipos de cómputo que son propiedad de los colaboradores / proveedores y no de UBITS LEARNING SOLUTIONS, utilizados para actividades de trabajo.

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2. Alcance

El presente documento impacta en todos los equipos personales de los colaboradores / proveedores que se encuentren trabajando bajo una modalidad BYOD (Bring Your Own Device).

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3. Vigencia

Su vigencia será a partir de la aprobación del presente documento.

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4. Definiciones

4.1. Equipos de cómputo: Es un dispositivo electrónico de procesamiento de información que sirve como herramienta de trabajo.

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5. Roles y Responsabilidades

5.1.Procurement and Administration Lead:

• Proporcionar los recursos necesarios para el desarrollo, implementación y cambios de esta política. 

5.2. IT Support Specialist:

• Establecer y llevar a cabo las acciones necesarias para el cumplimiento de la presente política. 

5.3. Personal Interno, Personal Externo y Proveedores: 

• Cumplir con los lineamientos de la presente política, apegándose a los procedimientos establecidos.

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6. Política

6.1. UBITS establece como dispositivo aceptado para trabajar bajo la modalidad BYOD, el equipo de cómputo personal de los colaboradores / proveedores propietarios de dichos dispositivos, para aprobación de su uso debe ser consultado y aprobado por el Comité de Seguridad de la Información.

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Además, se definen y se comunican las buenas prácticas que deben tener con estos dispositivos para mantener la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información contenida y manipulada en ellos. 

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6.2. UBITS define los lineamientos para mantener la seguridad de su información, en el dispositivo aceptado o excepciones para trabajar bajo la modalidad BYOD.

• El IT Support Specialist, puede realizar bloqueos de acceso desde la consola de los software, si se detecta una amenaza o vulnerabilidad. 
• Para el acceso a los dispositivos BYOD se recomienda se habiliten métodos de autenticación seguros, por ejemplo con el uso de contraseñas, autenticación multifactor,etc.
• Se recomienda que los colaboradores / proveedores propietarios del dispositivo, evalúen el riesgo que podría ocasionar la instalación de software sin licencia o que provenga de fuentes no reconocidas.
• Se recomienda que los colaboradores / proveedores propietarios del dispositivo, evalúen el riesgo que podría ocasionar la instalación y/o conexión de otros dispositivos adicionales o de equipamiento que puedan afectar la seguridad de la información.
• El IT Support Specialist, podrán realizar revisiones aleatorias periódicamente sobre el software (Antivirus) de UBITS LEARNING SOLUTIONS instalado en los dispositivos de los colaboradores / proveedores, con el objetivo de garantizar la seguridad de la información.
• Los dispositivos en modalidad BYOD deben contar con las configuraciones mínimas obligatorias para poder poder llevar a cabo actividades de trabajo: 

• Antivirus instalado y actualizado.
• Firewall instalado y actualizado.
• Generación de copias de seguridad, alineadas a las políticas y procedimientos de la empresa. 

• Se recomienda que el uso de los dispositivos BYOD no debe ser compartido con terceros.
• Los colaboradores / proveedores propietarios del dispositivo deben instalar periódicamente los parches y las  actualizaciones pertinentes.
• Los colaboradores / proveedores propietario del dispositivo debe notificar al IT Support Specialist antes de desecharlo, venderlo o hacerle reparaciones, ya sean hechas por el mismo o por un tercero, para darlo de baja en los software de UBITS.
• El uso de medios removibles como memorias USB, discos duros, etc. en los equipos de cómputo, debe ser restringido, con las excepciones que la Compañía determine, realizando solicitud o manifestando cualquier novedad por correo electrónico donde se evidencie el Visto Bueno del líder de área.

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6.3. UBITS LEARNING SOLUTIONS se recomiendan las siguientes actividades para los dispositivos aceptados o excepciones BYOD:

• Transferir datos de la empresa a otros dispositivos o correos electrónicos no autorizados.

• No conectar dispositivos vía bluetooth u otro medio que puedan poner en riesgo la información de la empresa.
• Se sugiere no conectarse a redes Wi‐Fi desconocidas.
• Almacenar claves, contraseñas o información de datos personales relacionados con alguna actividad de la empresa de manera local.
• Permitir el acceso a cualquier otra persona que no sea él colaborador / proveedor propietario del dispositivo.
• Almacenar material ilegal o que esté en contravía con conductas éticas o morales en el dispositivo.
• Instalar software que pueda poner en riesgo la información de la empresa.
• Alterar la configuración del dispositivo, incluyendo las configuraciones mínimas obligatorias mencionadas en el numeral 5.2 de la presente política, que puedan poner en riesgo la información de la empresa.

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6.4. UBITS LEARNING SOLUTIONS tiene el derecho de bloquear el acceso a la información de la empresa que sea tratada (almacenada, transferida o procesada) en el dispositivo BYOD si se considera necesario para la protección de su confidencialidad, integridad y disponibilidad, aún sin el consentimiento de los colaboradores / proveedores propietario del dispositivo.

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El IT Support Specialist, está autorizado para configurar cualquier dispositivo BYOD y controlar su uso a través de algún software para gestión de dispositivos.

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6.5. En caso de pérdida o robo, los colaboradores / proveedores propietarios del dispositivo deben informar de manera inmediata a su líder de área o responsable del contrato, personal de Recursos Humanos y a el IT Support Specialist. 

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Para el área de Recursos Humanos y el IT Support Specialist los pasos para informar la novedad, son:

• Correo al IT Support Specialist.

• Informar sobre la novedad ocurrida, adjuntando el documento en el que conste la denuncia del suceso ante las autoridades pertinentes dentro de las primeras 24 horas del evento y debe presentar la copia de constancia policial, en caso que corresponda.

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6.6. Los colaboradores / proveedores propietarios del dispositivo deben también implementar todas las medidas de seguridad a su alcance para proteger la información, como el cambio de contraseña, cierres de sesión con ayuda de otros dispositivos, bloqueos remotos, etc.

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6.7. UBITS LEARNING SOLUTIONS establece que en caso de desvinculación o finalización de contrato con un colaboradores / proveedores propietario de un dispositivo en modalidad BYOD, éste, está obligado a eliminar la información y/o software de la empresa que se encuentre en él. 

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Además, debe permitir al IT Support Specialist realizar una validación de esta acción.

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