¿Sabes cómo maximizar el presupuesto de capacitación en tu compañía?

Los empleados bien capacitados son esenciales para el éxito de cualquier empresa. Desafortunadamente, en una mala economía muchas consideran que el desarrollo de estos es un gasto innecesario, y aunque reducir el presupuesto de capacitación puede parecer lo más lógico, piensa en sus implicaciones a largo plazo, ya que pueden superar con creces los costos inmediatos ahorrados.

Un buen programa de capacitación tiene muchos beneficios para una empresa:

• Aumenta la participación y la retención
• Incrementa la productividad de los empleados
• Disminuye la necesidad de supervisión
• Reduce el ausentismo
• Mejora el servicio al cliente
• Aumenta las ventas

Los empleados bien entrenados cometen menos errores, y debido a que se sienten valorados y apreciados la capacitación aumenta su compromiso y confianza personal. Se trata de crear un ambiente de trabajo positivo y estimulante. Si planificas tu presupuesto de capacitación sabiamente, puedes minimizar la rotación del personal y mantener la productividad .

Mientras intentas hacer elecciones conscientes del dinero en el personal, siempre recurre a tu departamento de recursos humanos para que te sugiera cómo administrar los presupuestos de capacitación y desarrollo. Su orientación te ayudará a manejar los niveles de motivación y las ineficiencias del negocio antes de que se salgan de control.

De acuerdo con el Informe de la Industria de la capacitación, un presupuesto promedio para una empresa pequeña asciende a los $234,850 dólares por año. El costo promedio de capacitación por empleado en 2016 fue de $ 1,041.

La capacitación adecuada tiene un efecto positivo en la retención de empleados y clientes, las ventas y la rentabilidad general. Por supuesto, tu presupuesto variará de acuerdo a tus necesidades específicas de capacitación empresarial, pero se considera estándar que sea asignado entre el 2 y el 2.5%  del presupuesto de la compañía, a la capacitación de los empleados.

¿Qué es un presupuesto de capacitación?

No hay una necesidad real de dar largas explicaciones sobre la definición del presupuesto de capacitación, pero es bueno tener una idea general de qué es y qué no es. Piensa en ello como todos los costos directos e indirectos asociados con los cursos y los materiales necesarios para analizar, diseñar, desarrollar, implementar, evaluar y mantener la capacitación o el readiestramiento de los empleados.

En algunos sectores, existe un requisito continuo de mantener las certificaciones para cumplir con las regulaciones locales, estatales y federales relacionadas con sus trabajos. Esto puede generar un gasto sustancial para las pequeñas y medianas empresas.

Crear un plan de presupuesto de capacitación no solo es necesario desde un punto de vista regulatorio, sino que tiene sentido desde el punto de vista financiero. Es una manera de garantizar que tu personal tenga las habilidades y competencias requeridas para completar las tareas hasta el nivel de calidad requerido.

La pregunta es, ¿cómo preparar los presupuestos de capacitación sin arruinar el banco? Veamos algunas formas de maximizar el rendimiento de su costo de capacitación.

¿Cómo administrar los gastos de entrenamiento?

Presupuestar las necesidades de capacitación de tu empresa no significa usar dinero excedente cuando lo tienes. Idealmente, debe compilar una línea de pedido separada para capacitación en tu presupuesto anual. Un presupuesto de capacitación debe tener en cuenta los siguientes costos:

• Información inicial sobre el programa de capacitación
• Entrenamiento (ej. Clases, video tutoriales, eLearning, tarifas del curso)
• Materiales de capacitación (libros de trabajo, videos)
• Tiempo del personal (incluido el tiempo de reemplazo)
• Tarifa del instructor (si corresponde)
• Viajes, alojamiento o gastos de comida requeridos para participar (si corresponde)
• Entrenamiento continuo (mantenimiento)
• Contingencias

Una vez aprobado, tu presupuesto de capacitación debe ser cuidadosamente administrado para mantenerlo en el camino correcto. Esta responsabilidad recae en el departamento de recursos humanos. Naturalmente, de vez en cuando habrá costos adicionales debido a eventos imprevistos, como que los empleados abandonen temporalmente la empresa (baja por maternidad, días de enfermedad, vacaciones, etc.).
Ten en cuenta que los costos de capacitación aumentan si necesitas depender de recursos externos., a medida que tu empresa y tu personal crecen, también aumentará el costo de capacitación por empleado.
El elemento más importante en la administración efectiva de costos es comprender la estructura de costo-ingresos del negocio, cuando tienes una visión estratégica de tu programa de capacitación, puedes determinar con precisión qué necesita tu empresa y cómo realizar la entrega de la manera más rentable posible.

Prioriza y desarrolla una comprensión clara de cómo las actividades de aprendizaje y desarrollo se pueden tener en cuenta en la estrategia de tu organización . Esto te permitirá alcanzar los resultados deseados sin rebasar el presupuesto.

Optimiza la estructura de entrenamiento y minimiza los costos

Una vez que hayas priorizado las necesidades de capacitación de tus empleados y hayas elaborado un presupuesto de capacitación inicial, puedes buscar formas de maximizar la eficiencia de costos. Observa los gastos acumulados del costo de capacitación por empleado, puedes considerar varias formas de reducirlos:

Internamente

Hay muchas opciones para los empleadores que no pueden permitirse traer ayuda externa y que pueden producir resultados adecuados para capacitar a sus empleados, estas incluyen:

• Capacitación grupal: descuentos por volumen entrenando a varios empleados a la vez.
• Capacitadores dentro de tu empresa: concéntrate en capacitar a un empleado con fuertes habilidades de comunicación e interacción, y pídele que capacite al resto. Además, podrá expandir la descripción de su trabajo para incluir la capacitación de sus colegas.
• Eventos de alojamiento semanales o mensuales: no tienen que ser formales y son una excelente forma para que los miembros del equipo se involucren, eduquen y motiven. Selecciona un tema de discusión por adelantado y cubre todas las preguntas y preocupaciones que puedan tener. Escucha la información que están compartiendo y sintetízala en correos electrónicos o memorandos de seguimiento para un acceso rápido.
• Empleados de capacitación cruzada: esta es una práctica común en empresas que dependen de una fuerza de trabajo ágil. Ofrece a tus empleados nuevos roles o responsabilidades y pídeles que se sienten con alguien con quien estén cómodos realizando las tareas que deseas que aprendan. Cambia los roles frecuentemente para mantener a tus empleados motivados y continuamente aprendiendo.
• Comenzar un programa de tutoría: al expandirse en los empleados de capacitación cruzada, un programa de tutoría beneficia a los trabajadores nuevos e inexpertos sin tener que pagar realmente por su capacitación. Haz que un trabajador sénior actúe como mentor y facilite la transición a su entorno corporativo. El beneficio adicional de un programa de tutoría es una mayor responsabilidad.

Externamente

Los recursos de capacitación externos no tienen que romper el banco y tirar tu presupuesto de capacitación fuera de orden. Distribuye los recursos y aprovecha las ofertas específicas de la industria, existen formas de optimizar los costos de capacitación:

• Reutilización de materiales: la mayoría de los materiales de capacitación como los videos, tienen una larga vida útil y se pueden usar repetidamente. Muchas oficinas no quieren tener nada por ahí que no esté constantemente en uso, pero los libros de texto, CD y DVD se pueden almacenar y usar para nuevos empleados, así que no se apresuren a tirarlos por el momento.
• E-Learning: las opciones electrónicas son más asequibles que la capacitación tradicional. El e-Learning generalmente se asocia con una disminución de los costos de materiales, ya que la totalidad o la mayoría de la información de capacitación está disponible en línea, permite flexibilidad y reduce los costos de viaje también ya que los empleados pueden acceder a los cursos de forma remota. El modelo e-Learning admite el desarrollo del alumno en tiempo real y ofrece un cierto grado de personalización y sincronización.
• Asociaciones o grupos comerciales: algunas asociaciones de la industria ofrecen programas de capacitación gratuitos o con descuento para miembros en eventos anuales, en línea y a través de seminarios.
• Dirigiéndote a tus proveedores y clientes: puedes negociar capacitación gratuita o de costo reducido con tus proveedores para proyectos o productos específicos. Los clientes están motivados para invertir en capacitación si eso significa que recibirán un mejor servicio.
  Puedes usar estas técnicas individualmente o probar una combinación según las necesidades de tu negocio. En última instancia, tener el programa de entrenamiento adecuado te ahorrará dinero a largo plazo.

Apoyar los objetivos de la empresa a través de presupuestos de capacitación eficientes

En definitiva, la gestión eficiente de los costos de capacitación reduce al compromiso de los empleados. Si quieres tener éxito, debes tener en cuenta este componente, esto significa establecer objetivos específicos para los empleados que esperas que logren.

Por supuesto, no deberían sentirse presionados de que sus trabajos dependan de ello, pero responsabilizarlos es parte de la dinámica de su relación de trabajo. Muchos empleadores usan cursos de capacitación como parte de las revisiones de desempeño anuales de los empleados para abordar las brechas de competencias, así como las áreas de mejora deseadas por los empleados. Esto incluye establecer metas de capacitación específicas para cada empleado y hacerles saber que son monitoreados.

Es una buena idea evaluar el impacto que la capacitación ha tenido en sus habilidades generales y en el rendimiento de forma mensual y anual también. Si pagas por clases externas para mejorar su conocimiento sobre un tema específico, haz que los empleados se comprometan a trabajar para ti durante un período de tiempo específico después de completar la capacitación. Puedes hacer que tu departamento de recursos humanos incluya una cláusula de reembolso en su contrato de trabajo si no pueden cumplir el acuerdo.

En última instancia, ¿deseas contar con el apoyo total de tu personal superior y empleados de recursos humanos, para los esfuerzos de capacitación? Si entienden el valor a largo plazo del desarrollo de los equipos y la asignación presupuestaria de capacitación, podrán ayudarte de todas las formas posibles.

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