TÉRMINOS Y CONDICIONES DE PRESTACIÓN DE SERVICIO DE UBITS LEARNING SOLUTIONS S.A.S.  
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Los presentes términos y condiciones (en adelante “T & C”), tienen como objetivo dar a conocer a los contratantes las demás cláusulas bajo las cuales se regirá el contrato de prestación de servicios con UBITS LEARNING SOLUTIONS S.A.S. (en adelante “UBITS” y conjuntamente con los contratantes como las “Partes”). Estos T&C aplicarán de manera exclusiva para los contratantes de los servicios ofrecidos por UBITS (en adelante el “CLIENTE”), y de manera conjunta con la oferta vinculantes enviada a través de Hubspot se entenderá como el CONTRATO (en adelante el CONTRATO) que rige entre las Partes. Los T & C estarán sujetos a modificación a discreción de UBITS. Estas modificaciones de ninguna manera implicarán la reducción substancial en el nivel de rendimiento del servicio, seguridad de la información y/o el desconocimiento de los servicios adquiridos por el  CLIENTE. UBITS notificará al CLIENTE por cualquier vía su modificación.

  1. OBJETO. UBITS de manera independiente, sin subordinación o dependencia, utilizando sus propios medios, elementos de trabajo y personal a su cargo, se compromete a prestar a favor del CLIENTE el servicio de conformidad con las condiciones especificadas en el CONTRATO suscrito y aceptado por el representante legal del CLIENTE. LAS PARTES manifiestan que no se encuentran vinculadas bajo ningún tipo de relación laboral, de modo tal que individualmente serán las únicas responsables en todo tiempo y lugar de sus relaciones laborales con los trabajadores y/o contratistas a su servicio.
  1. OBLIGACIONES ESPECIALES DE UBITS. se compromete a proveer servicios de capacitación en línea, con base en los Planes seleccionado por el CLIENTE, de la siguiente manera:

2.1 Definiciones:

2.1.1 Se denomina Suscripción al tipo paquete de servicios que seleccionó el CLIENTE (en adelante la “Suscripción”). 

2.1.2 Se denomina Plan al número de Suscripciones que el CLIENTE adquirió (en adelante los “Plan”).

2.1.3 Se denomina Usuarios a las personas vinculadas y/o subordinadas con el CLIENTE que naveguen, ingresen, revisen, interactúen o generen contenido dentro de los Sitios Web titularidad de UBITS (en adelante los “Usuarios”). 

2.1.4 Se denomina Encargados a las personas vinculadas y/o subordinadas con el CLIENTE que gestionen y diseñen los planes de capacitación de cada uno de los Usuarios (en adelante los “Encargados”).

2.2 Acceso a la plataforma de aprendizaje: UBITS, como proveedor de servicios de computación en la nube por intermedio del Software como Servicio (SaaS), dará acceso a la plataforma de aprendizaje al número de Usuarios de acuerdo con el Plan contratado por el CLIENTE y lo indicado en el presente CONTRATO, de tal manera que se le dará acceso a los contenidos alojados en la Nube a los Usuarios, los cuales serán configurados por parte de los encargados que designe el CLIENTE y usados para satisfacer distintos tipos de necesidades que tengan los Usuarios y el CLIENTE.

2.3 Servicios preparatorios o accesorios: UBITS podrá proveer servicios accesorios a los anteriores servicios, como:

2.3.1 Acceso a material audiovisual complementario proporcionado por UBITS, el cual puede ser propio de UBITS o de terceros, dependiendo del tipo de Suscripción seleccionado por el CLIENTE.

2.3.2 Acceso a otros servicios complementarios, dependiendo a la Suscripción seleccionada por el CLIENTE.

2.4 Complementos: el CLIENTE podrá adquirir servicios adicionales dependiendo de lo que se especifique en el Term Sheet tales como Features y Add-on, los cuales no hacen parte de la suscripción inicial.

  1. OBLIGACIONES ESPECIALES DE EL CLIENTE. El CLIENTE se compromete a lo siguiente:

3.1 Realizar el pago correspondiente por la prestación del servicio de acuerdo con lo indicado en el CONTRATO.

3.2 Responder por cualquier uso indebido sobre los contenidos que se encuentran en la plataforma. Esta obligación implica responsabilidad frente al uso inadecuado que le den sus Usuarios. Como uso inadecuado de los contenidos serán a modo de ejemplo, sin limitarse, a difundir, mutilar, editar y utilizar los contenidos sin la debida autorización por parte de UBITS y los autores de las obras. El CLIENTE declarará saber que los usuarios y contraseñas creadas por sus Usuarios son personales e intransferibles. Esta obligación implica responsabilidad frente a los incumplimientos que realicen sus Usuarios en cuanto al uso indebido de los usuarios y contraseñas creadas en la plataforma de UBITS.

El CLIENTE acepta y entiende que está prohibida la distribución del contenido ofrecido en la plataforma. Por lo cual el CLIENTE se compromete y se obliga con UBITS a no distribuir, ni de manera indebida y/o ilegal, el contenido exclusivo puesto a su servicio por medio de la referida plataforma, que puedan perjudicar e infringir los derechos de propiedad intelectual que UBITS ostenta sobre estos productos.

‍UBITS no asumirá ninguna responsabilidad por el acceso no autorizado a la plataforma o por actos o acciones que realicen los Usuarios o ex Usuarios a quienes no se les debe seguir dando acceso, a menos de que el CLIENTE se lo hubiera notificado a UBITS.

3.3 El CLIENTE podrá realizar la creación, modificación, actualización y eliminación de Usuarios y contraseñas,. EL CLIENTE podrá reemplazar o sustituir los Usuarios destinados al uso de la plataforma cuando estos últimos se hayan desvinculado contractualmente con su compañía. Mensualmente los Usuarios sustituidos nunca podrán sobrepasar el 10% sobre el número total de Suscripciones adquiridas en el Plan.

3.4 Cuando se haya optado por el servicio de módulo Learning Management System - LMS, responder por aquellos contenidos subidos por el CLIENTE a la plataforma. Esta obligación implica responsabilidad frente a UBITS y terceros por el material cargado.

3.5 Colabora y corrobora la participación activa de sus Usuarios de las diferentes actividades destinadas a mejorar la calidad del servicio desarrolladas por UBITS y la usabilidad de sus plataformas de capacitación en línea. De igual manera como consecuencia de las citadas actividades, el CLIENTE autoriza a UBITS a entregar premios a los Usuarios que, como resultado de su activa contribución, son recompensados por UBITS. Dichas recompensas serán previamente acordadas entre el CLIENTE y UBITS.

3.6 Cargue de Cursos: el CLIENTE podra subir contenidos de cursos propios a la plataforma de aprendizaje donde opera UBITS.

En caso de no ser especificado en el presente contrato, este servicio tendrá un valor adicional de acuerdo con lo pactado entre las partes. Este precio, se incrementará anualmente. Una vez EL CLIENTE obtenga este servicio, se desplegará las opciones de cargue de cursos en la plataforma. UBITS se reserva el derecho de definir los formatos en el que deberán ser desarrollados los cursos que podrá cargar el CLIENTE en la plataforma. UBITS no garantiza el correcto funcionamiento de la plataforma de Cargue de Cursos si el CLIENTE no efectúa este procedimiento de acuerdo a los formatos y parámetros mínimos de funcionamiento señalados por UBITS. Una vez finalizada la prestación del servicio y en caso de no ser renovado el presente contrato por el CLIENTE, UBITS eliminará los cursos del CLIENTE. 

Cuando se trate de cursos cargados por el CLIENTE en la plataforma de UBITS, el CLIENTE será el responsable de verificar que con su uso no se viole ningún tipo de Derecho de Propiedad Intelectual y derechos de imagen de que se realice un estricto cumplimiento a las normas que rigen los Derechos de Propiedad Intelectual y de imagen. En caso de que se utilice cualquier tipo de obra protegida por el Derecho de Autor o cualquier otro tipo de activo protegido, el CLIENTE garantiza a UBITS contar con la previa autorización escrita del titular de los derechos morales y patrimoniales de la misma, y derechos de imagen, para su cargue, uso, reproducción, distribución, adaptación, y/o comunicación en cualquier forma conocida o por conocer de ella en la plataforma de UBITS. El CLIENTE declara que mantendrá indemne a UBITS por cualquier disputa, litigio, reclamación o controversia, prejudicial o judicial, originada por el uso del referido material. En ningún caso se entenderá como efectuada una cesión de los derechos patrimoniales sobre las capacitaciones cargadas en la plataforma por parte del CLIENTE. Por lo tanto, EL CLIENTE, o quien ostente los derechos patrimoniales sobre las obras, cursos o capacitaciones cargadas en la plataforma, seguirá siendo el titular de aquellos derechos

  1. TÉRMINO. El contrato suscrito entre las partes tendrá una vigencia igual a la definida en TERM SHEET y/o la Cotización aceptada por el representante legal del CLIENTE.
  1. PRECIO Y FORMA DE PAGO.  El CLIENTE pagará por la prestación del servicio a UBITS el valor definido en el CONTRATO de conformidad con el cronograma en él especificado. En caso de no ser posible el pago en dólares estadounidenses EL CLIENTE pagará dicha suma en moneda legal colombiana a la tasa representativa del mercado vigente al día del pago. En caso de renovación, el precio se aumentará automáticamente al IPC. UBITS presentará las facturas por el servicio solicitado una vez suscrito el CONTRATO. Por su parte, el CLIENTE deberá pagar dicha(s) factura(s) en un plazo que no podrá superar el término definido en el CONTRATO.

UBITS se reserva la facultad de apagar la plataforma, si el CLIENTE no cumple con el pago definido en el CONTRATO.

UBITS podrá, a su exclusivo criterio, realizar operaciones de factoring respecto de facturas expedidas y radicadas en las oficinas del CLIENTE. Por lo anterior, el CLIENTE acepta al nuevo acreedor, asumiendo el pago, de acuerdo con el título valor aportado por la entidad financiera en caso de ser realizada la operación de factoring por parte de UBITS. En cualquier caso, UBITS se compromete a que sólo efectuará operaciones de factoring con entidades financieras debidamente constituidas bajo las leyes de la República de Colombia y bajo la vigilancia y control de la Superintendencia Financiera.

LAS PARTES acuerdan que cualquier cantidad debida y no pagada cuando sea exigible, causará intereses moratorios a la máxima tasa legal permitida, sobre el saldo insoluto respectivo, los cuales serán calculados desde la fecha en que debió hacerse el pago respectivo y hasta la fecha en que efectivamente se realice el pago, sobre una base de 365 (trescientos sesenta y cinco) días.

  1. ATENCIÓN AL CLIENTE. UBITS, en la ejecución del presente contrato, cumplirá con las siguientes condiciones respecto del servicio:

6.1 Proceso de creación de credenciales: El proceso de activación de las cuentas está compuesto por los siguientes pasos:

6.1.1 Primero.UBITS enviará al funcionario designado por el CLIENTE las instrucciones para la generación de las cuentas de los Usuarios del CLIENTE  a través de correo electrónico. El CLIENTE deberá enviar el documento diligenciado en su integridad de conformidad con las instrucciones que UBITS le señale. UBITS enviará al correo electrónico de cada Usuario un hipervínculo para que el Usuario pueda activar su cuenta.

6.1.2 Segundo. El Usuario deberá realizar la activación de la cuenta, previamente aceptando los términos y condiciones de uso de la plataforma UBITS y la política de tratamiento de datos personales de UBITS disponible en https://ubits.com/politica-de-privacidad-colombia/. UBITS no se hace cargo en caso de que un Usuario no active su cuenta durante el periodo en que se esté prestando el servicio.

6.2 Proceso de cancelación de credenciales: La cancelación, suspensión o modificación de credenciales es una obligación que recae exclusivamente en el CLIENTE. Una vez finalizada la prestación del servicio y en caso de no ser renovado el presente contrato por el CLIENTE, UBITS podrá, a su exclusivo criterio impedir el acceso a la plataforma y/o eliminar los Usuarios, contraseñas y/o cursos subidos a la plataforma por el CLIENTE.

6.3 Proceso de recepción de peticiones, quejas y reclamos: En caso de presentar quejas o inconformismos relacionados con la prestación del servicio el CLIENTE deberá comunicarse a través de los canales de comunicación ( on el. Adicionalmente, UBITS recibirá las quejas, preguntas y reclamos (en adelante “PQR”) del CLIENTE por esta misma vía. Una vez recibida la queja o reclamo, UBITS enviará, dentro de las siguientes veinticuatro (24) horas hábiles, una respuesta.

  1. DEVOLUCIÓN DEL DINERO. EL CLIENTE acepta y entiende que con la aprobación y firma del presente CONTRATO se inicia la prestación de los servicios pactados entre las partes. Por lo cual, los servicios que ofrece UBITS no son reembolsables y por lo tanto, EL CLIENTE deberá realizar el pago de la totalidad del servicio contratado, asumiendo y aceptando que ningún tipo de devolución le será proporcionada, si éste decide finalizarlo sin justificación y anticipadamente a la conclusión del término del contrato.
  1. CAUSALES DE TERMINACIÓN. Además de las causales establecidas por la ley para este tipo de negocios jurídicos, el contrato se entenderá terminado por las siguientes causales:

8.1 Por incumplimiento de cualquier término del contrato que no sea posible resolver en un plazo de 30 días entre LAS PARTES, con efecto inmediato al momento en que la parte cumplida le notifique a la parte infractora acerca del incumplimiento. La terminación bajo esta circunstancia no impide que la parte cumplida además busque indemnización por los daños que haya sufrido en razón del incumplimiento de la otra parte.

8.2 Por el vencimiento del término de ejecución.

8.3 Por fuerza mayor o caso fortuito, lo cual no genera ningún tipo de responsabilidad para ninguna de las partes.

8.4 Por imposibilidad legal de continuar con la ejecución del presente contrato, por causas no atribuibles a UBITS.

8.5 Por el cabal cumplimiento de los servicios de UBITS en caso no que no se renueve el CONTRATO.

  1. PROPIEDAD INTELECTUAL. Las marcas comerciales, logos, marcas de servicios, marcas registradas o derechos de autor expuestas en el Sitio Web, o Plataforma (en adelante los “Derechos de Propiedad Intelectual”), son marcas y derechos de autor cuya propiedad pertenece exclusivamente a UBITS (registradas, no registradas o depositadas).

Los Derechos de Propiedad Intelectual no pueden ser usados para actividades diferentes a las acordadas entre UBITS y el CLIENTE. El uso autorizado es exclusivamente para la capacitación en línea de los Usuarios a través de la Plataforma. Cualquier uso diferente a este está expresamente prohibido y UBITS se reserva el derecho a iniciar las acciones que considere pertinentes para ejercer la defensa de sus derechos. Nada que esté contenido en la Plataforma deberá ser interpretado como otorgando, por implicación, desestimación, o de otra manera, alguna licencia o derecho para usar algún Derecho de Propiedad Intelectual sin la licencia de uso de UBITS o de terceros que puedan ser dueños de esos derechos. Especial cuidado deberá tener EL CLIENTE y los Usuarios a la hora de utilizar el material que se encuentra en la plataforma. Los videos interactivos, así como el material de preparación están protegidos en su integridad por derechos de autor. Cualquier uso diferente a los fines acá previstos podrá constituir la comisión de los delitos tipificados en los artículos 270, 271 y 272 de la Ley 599 del 2000.

EL CLIENTE autoriza a UBITS para que utilice sus marcas y logos para que UBITS efectúe actividades de marketing relacionados con la Plataforma o cualquier producto que UBITS ofrezca actualmente o en el futuro. Esta autorización incluye publicidad a través de su página de internet, medios de comunicación online y offline, redes sociales y presentaciones al público en general.

  1. CESIÓN. UBITS podrá, sin requerir autorización alguna del CLIENTE, ceder el presente contrato a cualquier tercero que el bien designe. El CLIENTE no podrá ceder en todo o en parte los servicios contratados, sin que exista previo consentimiento por escrito de UBITS.
  1. CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACIÓN. Las Partes se comprometen a guardar absoluta reserva sobre los secretos empresariales derivados de la firma y ejecución del presente contrato, a saber, modelo de negocio, diseño y funcionalidad de la plataforma, contenidos que ofrece la plataforma, procesos productivos, procesos contables, información y documentación sobre ventas servicios, innovaciones tecnológicas o modernización de las existentes. No será información confidencial aquella que se encuentra visible ante terceros. La obligación de reserva comprende la obligación de abstenerse de divulgar, acceder o explotar directamente o a través de terceros dicha información bajo reserva. Así mismo, toda la información y documentos físicos o electrónicos, cualquiera sea su naturaleza y contenido y en general, sobre todos los asuntos y materias que lleguen a su conocimiento por causa o con ocasión del presente contrato constituye información confidencial; de conformidad con lo anterior queda absolutamente prohibido, publicar cualquier documento físico o virtual, o enviar la información derivada de la firma y ejecución de la presente relación, por medios electrónicos, copias de documentos o procesos, o cualquier otro medio conocido y por conocerse, a personal ajeno a las Partes. En caso de violación de las condiciones requeridas de confidencialidad por cualquiera de las Partes podrá generar sanciones legales. La obligación de confidencialidad se mantendrá vigente durante el plazo de la relación, y finalizada ésta, por un periodo adicional de quince (15) años más.
  1. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES. UBITS en la ejecución de la presente relación realizará la recolección de los datos necesarios para brindar el servicio. El CLIENTE será el responsable de la recolección de la autorización por parte de los titulares de los Datos Personales de los Usuarios que serán utilizados para brindar el servicio y hacer uso de cursos cargados. Así mismo, será obligación de EL CLIENTE informar cualquier solicitud de modificación, actualización y/o supresión por parte de los Titulares de los Datos Personales recolectados y usados. Para esto, UBITS en su calidad de encargado, tratará los Datos Personales de los Usuarios conforme con lo establecido en la política de privacidad de EL CLIENTE y dará estricto cumplimiento a los términos de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, la Ley 1266 de 2008 y cualquier normativa complementaria y/o que las sustituya.

EL CLIENTE en su calidad de responsable del tratamiento de datos personales, será quien deba garantizar al titular el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data e informar sobre la finalidad de la recolección de sus datos. Por otro lado, EL CLIENTE garantiza que la información que suministre a UBITS es veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible, como también garantiza que en caso de que actualice la información, se lo comunicará a UBITS de forma oportuna y adoptará las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada. 

EL CLIENTE se compromete a informar a UBITS como el encargado del tratamiento, cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo. 

UBITS podrá recolectar y tratar los Datos Personales que recolecta directamente de los Usuarios durante la ejecución del presente contrato para finalidades de la prestación del servicio contratado y actividades relacionadas con su ejecución, especificadas dentro de su política de tratamientos de datos personales, en calidad de responsable, lo cual se llevará a cabo única y exclusivamente frente a los titulares que, de forma previa, expresa e informada autoricen a UBITS para dichos efectos, garantizando que los titulares podrán ejercer sus derechos de acuerdo con la Ley 1581 de 2012. UBITS realizará el tratamiento de los datos de carácter personal de acuerdo con su política de datos personales disponible en: https://www.ubits.com/politica-tratamiento-de-datos

  1. FUNCIONAMIENTO, SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN EN LA PLATAFORMA Y ADMINISTRADORES DEL CONTRATO. UBITS garantiza que el portal opere libre de virus de computadores u otros mecanismos dañinos. UBITS utiliza todas las medidas tecnológicas necesarias para la protección de la información y de los contenidos. UBITS ha adoptado controles y prácticas de seguridad para la correcta prestación del servicio, diseñados con el objetivo de proteger la confidencialidad, integridad y disponibilidad de los datos recolectados.  UBITS funcionan bajo prácticas que cumplen con el Código de Prácticas ISO/IEC 27002 para controles de seguridad de la información, del cual se selecciona un conjunto completo de controles. 

UBITS se reserva el derecho a realizar pruebas y mantenimientos en la Plataforma cuando lo considere necesarios para la correcta prestación del servicio. La frecuencia de las pruebas y mantenimientos se encuentra sujeta a discreción de UBITS. La estrategia y logística tecnológica desplegada por UBITS está diseñada para que no se generen interrupciones en el uso de la Plataforma. Sin embargo, pueden presentarse pruebas en el sistema que puedan afectar el ingreso a la Plataforma o el nivel de servicio. En aquellos casos UBITS dará aviso a EL CLIENTE y sus Usuarios con un tiempo prudencial. El servicio prestado por UBITS a través de su plataforma está diseñado para estar disponible 347 días del año. Este número específico de días de prestación de servicio es el resultado de la disminución de los periodos de mantenimiento y actualizaciones tecnológicas que UBITS efectúa en su plataforma en un término de 365 días al año. 

Los Administradores del Contrato, son las personas encargadas de realizar el seguimiento al objeto del contrato y tomar decisiones administrativas sobre la ejecución del mismo, las direcciones de notificación de cada una de las partes serán las especificadas dentro del CONTRATO. En caso de modificación del Administrador del Contrato o de la dirección de notificación, deberá darse aviso escrito a la otra Parte de manera inmediata, con una antelación no mayor de cinco (5) días hábiles. De no hacerlo, las notificaciones o comunicaciones dirigidas a los domicilios anteriores se considerarán válidamente realizadas.

  1. ORIGEN DE LOS INGRESOS Y CUMPLIMIENTO DE NORMAS SOBRE PREVENCIÓN AL LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO. Las Partes declaran bajo la gravedad de juramento que el origen de sus ingresos y demás activos no provienen de actividades ilícitas, como también, que no se encuentran incluidos o listados en las listas de entidades restringidas o listas de sanciones internacionales. De igual forma, que sus actividades y negocios no configura ninguna de las dos categorías de lavado de activos (conversión o movimiento) y que, en consecuencia, se obligan a responder ante la otra Parte por todos los perjuicios que se llegaren a causar a esta o a terceras personas vinculadas con la misma en caso de incumplimiento de esta declaración.
  1. LEY APLICABLE.  El CONTRATO se regirá e interpretará de conformidad con la legislación Colombiana. Cualquier controversia o diferencia que se presente en la ejecución del presente contrato y que no sea posible resolverla en un plazo de 30 días entre las Partes, se someterá a la Jurisdicción ordinaria. Para todos los efectos legales, las PARTES acuerdan como domicilio contractual la ciudad de Bogotá D.C. En caso de que el contrato genere algún tipo de impuesto o gasto por su suscripción, éste será asumido por cada parte según lo que corresponda de acuerdo a la ley colombiana. Ni UBITS ni EL CLIENTE tendrán responsabilidad alguna por el incumplimiento de las obligaciones que cada uno de ellos asume, cuando tal incumplimiento se produzca por causas o circunstancias constitutivas de fuerza mayor o caso fortuito. Cada una de las Partes asumirá los costos en que hubiere incurrido como consecuencia de la circunstancia de fuerza mayor o caso fortuito.

Los Términos y Condiciones de UBITS podrán ser actualizados o modificados en cualquier momento y dicha situación se informará a los usuarios en nuestra página web. Al hacer uso de la plataforma usted acepta expresamente los presentes T & C.

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Fecha de última actualización:‍

06/02/2023

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